Tyresö Dyviksudds Tomtägareförenings hantering av personuppgifter
Denna text tjänar som både information och behandling, samt specificerar vem inom Föreningen som är ansvarig för vad.
Som medlem i Föreningen ger man sitt samtycke till att Föreningen behandlar ens personuppgifter. Detta upplyses om här, samt i information om inbetalning för medlemskap. Betalas årsavgiften för medlemskap ges således också samtycke till behandling av personuppgifter.
De enda personuppgifter som behandlas är namn, adress, telefonnummer och mailadress. Information om medlem har betalat årsavgiften noteras. Inhämtningen av personuppgifter sker genom totalt registerutdrag avseende de vägar som finns inom Föreningens område. Detta är det enda rimliga sätt på vilket Föreningen med sina ekonomiska förutsättningar kan få denna information. Föreningen bygger på att – i och med att den förvaltar den mark till vilken samtliga tomter ansluter – samtliga boende inom dess område är medlemmar, varför inbetalningskort skickas till samtliga dessa. Detta är en så kallad intresseavvägning. Informationen enligt ovan inhämtas i direkt samband med den årliga inbetalningen till Föreningen, och uppgifter om personer som är medlemmar sparas under nästföljande år. Uppgifter till icke-medlemmar raderas omedelbart i samband med kontroll om inbetalning.
Det är kassören som håller registret i Excel-format. Ingen annan i styrelsen har tillgång till detta. Styrelsen är personuppgiftansvarig. Kvartersombuden har som uppgift att insamla mailadresser till medlemmarna i sina respektive kvarter, och vidarebefordrar dessa till kassören.
Om registret måste delas med leverantör av exempelvis utskick, kommer i förekommande fall avtal om personuppgiftsombud skrivas. Det förutsätts i generella fallet att leverantören har sådana avtal, då de uppenbarligen arbetar i en bransch som kräver detta.
Kontaktuppgifter till personuppgiftansvarig, det vill säga styrelsen, finns här på hemsidan (formulär). Om medlem vill ha information om vilka personuppgifter föreningen har sparat går det bra att göra det genom kontaktformuläret, men vilka uppgifter detta är syns ovan. Det är viktigt att medlem meddelar kassören om exempelvis ändrad adress.
Den rättsliga grund avseende behandling av personuppgifter för Föreningens del som hänvisas till, är både intresseavvägning och medgivande till behandling; allt enligt ovan. Föreningen vill påpeka att dess verksamhet bygger på medlemmarnas engagemang, och utan behandling av personuppgifter omöjliggörs dess existens.